添え状

採用に有利になる添え状(送付状)の書き方[見本例2つあり]

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「添え状」は人事担当者が一番はじめに目を通す大切な書類です。意外に添え状に気を使わない人が多いからこそライバルに差をつけるチャンスです。




「添え状」は必ず同封する

履歴書と職務経歴書を送る際は、必ず「添え状」を同封するようにします。

スキルや経験以前に社会人として問題のある人を雇い入れる会社は有り得ません。
添え状が無いからといって「社会人としてダメな人」と断定されてしまうわけではありませんが、少なくとも添え状があれば「社会人として一定の常識はある人だな」とは認識されるはずです。

私も採用側に立ったことがあるので分かりますが、添え状が有るのと無いのとでは第一印象が随分違いますから、採用の確率を少しでも上げるために添え状は必ず同封するようにしましょう。

添え状も審査対象書類であることを認識する

どんな素晴らしい実績があっても、どんなに難しい資格を持っていても、人事担当者の心象が悪ければ採用されることはありません。
逆に実務経験が乏しくても、資格を持っていなくても、人事担当者の心象がよければ採用されるケースは多くあります。

ですから人事担当者が一番はじめに目を通す「添え状」は、“あなたの第一印象” を与える重要なファクターと言えます。
そういう意味では添え状も重要な審査対象書類と言えるでしょう。

ですから添え状は同封するのは当然として、その内容も工夫しなければなりません。

そのポイントをご説明します。

添え状で書くべきことには書く順番が決まっている

まず添え状は「日付」「宛名」「氏名」は必ず書かなければなりません。
日付は履歴書の日付と同じになるようにします。

そして
「拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」
または、
「拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」
といった定型の挨拶文も必ず書かなければなりません。

また「拝啓」ではじまり「敬具」で終わらなければなりません。

以上の点を押さえた上でプラスαで何を書くか?ですが、
ポイントは「応募の経緯(求人媒体等)」「自己紹介(アピール含)」「検討のお願い」の順で書くことです。

意外に軽視されがちな「応募の経緯(求人媒体等)」ですが、応募者側からすればそれほど重要では無いと思ってしまいがちですが、企業側は求人媒体の広告効果に非常に関心を持っているため、どの媒体を経由しての応募か?ということを知りたがってします。
ですからビジネスの世界ではそれを相手に伝えることもビジネスマナーの一つでもあるのです。

また「自己紹介」は簡潔にアピールすることも忘れないでください。
とはいっても詳しいことは職務経歴書や履歴書に書いてありますから、ここは短く興味を引く程度に押さえて書くのがコツです。
添え状で文字数が多すぎるのもビジネスマナー違反ですから簡潔にまとめるように努めてください。

なお「誰かの紹介で応募した」という場合は、必ず「誰の紹介なのか?」を名前を添えて「応募の経緯」の箇所に書くようにしてください。

添え状の一般的な例と理想的な例

一般的な添え状の例

下の例は良くある添え状の定型分です。
これでもビジネスマナー的には問題ありませんが “選考対象書類” として考えるならこれではやや物足りません。

一般的な添え状に例イラスト
クリックで拡大でします。

理想的な添え状の例

下の例は理想的な添え状の例です。
いままで経験してきたことと、応募したきっかけがシンプルに書かれています。
添え状はあくまで “添え状” であり手紙ではありませんので文字数が多くなりすぎないように気をつけましょう。

理想的な添え状の例文イラスト
クリックで拡大でします。

添え状は決まったフォーマットがあるわけではありませんが、一定のビジネスルールに添って書く必要はあります。
紹介した例を参考に、あなたのケースに置き換えて文章を考えてみてください。


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