添え状

転職の応募書類の郵送用封筒と記載方法[分かりやすい図解付き]

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書類は折らず、書類サイズにあった封筒で送るのがベストです。実はこれには意外な理由があるのをご存知でしょうか?




書類は折らずに送るのがベスト

意外に多いのが「添え状・履歴書・職務経歴書」といった応募書類を三つ折りにして普通サイズの封筒に入れて送ってくる応募者です。

転職情報サイトやブログなどで「応募書類は三つ折りにして送る」という情報が当たり前のように書かれているため、それを信用して三つ折りにしてしまう応募者が後を絶たないのだと思いますが、それは正しくはありません。
退職願なら三つ折りにするのがビジネスマナーですが、応募書類は折らずに送付した方が確実に先方の心象は良くなります。

と、言うのも、これは私も採用側に立った経験があるから分かるのですが、折り目のついた書類というのは思いのほか読み辛く、また取扱い難いからです。

特に履歴書は、もともとA3サイズのものを二つ折りにしているわけですから、それをさらに三つ折りにすると折り目だらけになってしまい非常に読み辛くなってしまいます。

そもそも折り目のある書類と、折り目のついていない書類とでは、どちらが読みやすいかなんていうことは少し考えれば誰でも分かることです。。
にもかかわらず応募書類を三つ折りにして送ってくる人というのは「読む人のことを考えられない自己中心的な人」「気遣い・心くばりが出来ないガサツな人」と判断されても仕方ありません。

また、応募書類はあなただけから送られてくるわけではありません。人事担当者は時に数十人分の応募書類を取り扱わなければならないのです。
そんな中にあって折り目のついた書類が混じっていると、全員の応募書類を重ねた時の収まりが悪く非常にわずらわしく感じてしまいます。

あなたにとっても履歴書や職務経歴書というのは、考えに考え抜いてやっと書き上げたもののはずです。
苦労して書き上げた書類なのですから、安易に折ったりせず、書類サイズにあった封筒に入れて大切に送るようにしましょう。

また、書類は100円ショップで売っているような簡易クリアファイルに挟んで送ると更に印象が良くなりますし、書類の折れ、濡れも防ぐことが出来ます。
クリアファイルの大きさが合わないようならカッターで切ってサイズを整えても構いません。

なお、書類は必ず上から「添え状」「履歴書」「職務経歴書」の順に重ねるようにしてください。

応募書類の重ね順を解説したイラスト

追記:当然ですが履歴書はA3サイズですから二つ折り(A4サイズ)にします。


封筒の表裏に書くこと

封筒の表のイラスト
封筒の裏のイラスト

企業への応募書類を送る場合、封筒の裏は真ん中から右側に自分の住所を書き、左側に名前を書くというのが一般的です。
ただ、これに関しては絶対というわけでは無く、特に書類サイズに合わせた大きな封筒の場合は、左下隅に住所と名前の両方を書いてもビジネスマナー違反というわけではありません。
ですから、左下隅に住所も名前も書いてしまった(送ってしまった)としても、そこは気にする必要はありません。

それよりも重要なのは

【表】
・切手の料金不足
・(株)と略さないこと
・赤字で「応募書類在中」と書くこと

【裏】
・〆マークを必ず書くこと

です。
これらはあなたを評価する材料になり得る重要なビジネスマナーですので必ず確認するようにしてください。

特に「切手の料金不足」は著しく印象が悪くなります。
ただ、めずらしくないんですよね…切手の料金不足で送ってくる応募者は、、。

そうならないためにもポストに投函するよりも郵便局の窓口から送ったほうが安全です。


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