退職

退職時の挨拶をメールで送る場合

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幅広い層で考えれば挨拶状はハガキで送るほうが好印象です。 しかし最近ではメールて退職の挨拶をするのが一般的になりつつあります。 メールの場合は社外と社内で内容を変える必要がありますので注意しましょう。




退職の挨拶はハガキかメールか?

私個人の意見としてはハガキでもメールでも構わないと思います。
私自身、メールで誰かから退職の挨拶が送られてきても相手に対して悪い印象を持つことはありませんし、むしろ今の時代それが当たり前のことなのでは無いかと思っています。

ただ、もし20代の若者から退職の挨拶状をハガキで送られて来たら、さらにその挨拶状に手書きで一言添えられていたら「この人とはまた機会があれば是非一緒に仕事したいな」と思うでしょう(もちろんそれまでのその人の印象が悪ければ別ですが)。

また会社の印象もあります。
あなたが今まで勤めてきた会社を退職した人が皆ハガキで挨拶状を出していたのであれば、あなたもハガキで出すべきです。
また今まであなたに対してハガキで退職の挨拶が送られてきた会社に対してもハガキで出したほうが印象は良いでしょう。

ですから退職の挨拶がメールでも良いかどうかは、
・現職場が退職の挨拶をメールですることを普通のこととしているか?
・相手側も退職の挨拶をメールですることを普通のこととしているか?
で判断すると良いでしょう

退職の挨拶メールの例文(社内用)

下記が社内に送る退職メール挨拶文です。

件名:退職のご挨拶(鈴木一郎)

○○部の皆様
おつかれさまです営業部第一課の鈴木です。

この度、一身上の都合により○月末で退社することとなり、
本日が最終出社となりました。

本来ならば直接皆様にご挨拶すべきところ
メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中は沢山の方々にお世話になり本当に有難うございました。
皆様からあたたかい叱咤激励をいただき本当に感謝しております。
この会社で学んだことを今後も活かしていきたいと思います。

最後になりましたが皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
本当に有難うございました。

株式会社ピースワールド
営業部第一課
鈴木二郎

注意点
メール送信のタイミングは一般的に最終出社日の定時終了後です。
退職の挨拶は「業務」ではありませんので定時終了後に送信するのがマナーです。
送信日に関しては最終出社日が普通ですが、会社によって異なる場合がありますから、これまで社内で退職の挨拶メールを受け取ったことがある場合は、そのタイミングを参考にしてください。
不安な場合は直属の上司に相談したほうが良いでしょう。

社内へのメールは一斉送信するでも構いません。その場合Toに自分のメールアドレスを記入し、Bccに相手のメールアドレスを記入します。
Bccに記入するのは第三者同士にメールアドレスが知れることが無いようにするためです。



退職の挨拶メールの例文(社外用)

下記が社外に送る退職メール挨拶文です。

件名:退職のご挨拶(株式会社○○ 鈴木一郎)

△△株式会社○○部 □□様

いつも大変お世話になっております。
株式会社ピースワールドの鈴木です。

私事ですが、一身上の都合により○月○日をもって
株式会社ピースワールドを退社することとなりました。

□□様にはいろいろとお力添えをいただきましたこと心より御礼申し上げます。

後任は同じ部署の●●という者が務めさせていただきます。
後日改めて●●がご挨拶に伺いますので変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

本来であれば直接お伺いし、ご挨拶をすべきところではございますが
メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。

末筆ながら貴社のご発展と□□様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社ピースワールド
営業部第一課
鈴木二郎

注意点
メール送信のタイミングは早めの方がベターです。
会社に退職願を出した直後でも構いません。
これは相手があなたの退職をなるべく早く知っておかないと業務上支障出てしまう恐れがあるからです。
メールは社内へのメール同様、Toに自分のメールアドレスを記入し、Bccに相手のメールアドレスを記入しての一斉送信でも構いませんが、お世話になった方々には一人一人送ったほうが良いでしょう。
その場合はもちろんToに相手のメールアドレスを入れるようにしてください。

メール送信前に再確認すること

・メールでの退職の挨拶は「社内用」と「社外用」があること
・「社内用」と「社外用」でそれぞれ送信のタイミングが違うこと
・一斉送信の場合はBccを使い、Toを自分宛にする
・送信は定時終了後にすること
・退職の理由の詳細は書かない

以上の5点は特に間違いの無いようにしてください。

またメールでの退職の挨拶の場合、特に感謝を伝えたい相手であれば、その気持ちを素直に書いても構いません。大切なことは相手にいままでお世話になった感謝の気持ちを伝えることです。

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